Ερώτηση για διαχείριση & έκφραση της καθημερινής λειτουργίας των υπηρεσιών Περιφ. Δυτ. Μακεδονίας για την αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση του πολίτη

Με την εφαρμογή του Καλλικράτη επήλθε σημαντική αλλαγή στο πεδίο της άσκησης των νέων αρμοδιοτήτων για τις υπηρεσίες και το προσωπικό των επιμέρους διευθύνσεων της Περιφέρειας.
Οι αρρυθμίες και τα προβλήματα που σχετίζονται με την εξυπηρέτηση του πολίτη και του επιχειρηματία είναι πολλές και ιδιαίτερα χρονοβόρες καθώς η κάθε περιφερειακή ενότητα συνεχίζοντας την μέχρι τώρα λειτουργία της εφαρμόζει τις δικές της διαδικασίες αναφορικά με τη διαχείριση των αιτημάτων πολιτών και επιχειρηματιών.

Παρότι κάτι τέτοιο φαντάζει ως ένα βαθμό λογικό δεδομένης της προσαρμογής στα νέα δεδομένα και τις αρμοδιότητες  που απορρέουν από τον Καλλικράτη, οφείλουμε τώρα όσο ποτέ άλλοτε να προσαρμοστούμε και να εκσυγχρονιστούμε, συστηματοποιώντας και ενοποιώντας την εικόνα της  Περιφέρειας μέσα από τις υπηρεσίες της υιοθετώντας τα δυο παρακάτω μέτρα:

α) ομοιόμορφη λειτουργία των Υπηρεσιών (διαδικασίες, έντυπα, αιτούμενα στοιχεία κ.λ.π)

Η εισαγωγή της συστηματοποίησης και της ενιαίας διαχείρισης στην καθημερινή  λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης καθίσταται αναγκαία και συναρτάτε άμεσα από την δυνατότητα διαρκούς επικοινωνίας μεταξύ των διαφόρων Τμημάτων/Διευθύνσεων και προσώπων στο σύνολο της περιφέρειας ( διοίκηση & εργαζόμενοι).

Αυτό οφείλει εφαρμοστεί σε δύο τομείς:

·       στην εσωτερική επικοινωνία που περιλαμβάνεται στις ευθύνες της Διοίκησης και των Διευθυντών

·        και στην επικοινωνία με τον πολίτη/επιχειρηματία σχετικά με τις καθημερινές διαδικασίες για την παροχή ποιοτικών υπηρεσιών από το ανθρώπινο δυναμικό της περιφέρειας.

β) τήρηση αυστηρών χρονοδιαγραμμάτων αναφορικά με το χρόνο απόκρισης στα αιτήματα πολιτών και επιχειρηματιών.

Αποτέλεσμα της μη τήρησης των χρονοδιαγραμμάτων είναι η καθυστερημένη διεκπεραίωση των αιτημάτων τους η οποία οφείλεται:

·            στον πολίτη διότι δεν κατανοεί ή δεν μεριμνά για το πρόβλημα

·            στην ίδια την Υπηρεσία διότι δεν διαθέτει επαρκής στελέχωση, αντιμετωπίζει προβλήματα  συνεργασίας με άλλες Υπηρεσίας, δεν διαθέτει  συστήματα πληροφοριακών δεδομένων κ.α.

·            Σε άλλη Υπηρεσία η οποία εμφανίζει ανάλογα προβλήματα

·            Και τέλος στην εφαρμοζόμενη νομοθεσία

Με βάση τα παραπάνω ρωτάμε τον κ. Περιφερειάρχη,

Προτίθεστε να συστηματοποιήσετε και να ενοποιήσετε το σύνολο των καθημερινών διαδικασιών της Περιφέρειας για την αποτελεσματικότερη παραγωγή του έργου που έχουμε αναλάβει και με μοναδικό γνώμονα την εξυπηρέτηση του πολίτη;

Σκοπεύετε να εφαρμόσετε ένα ολοκληρωμένο εσωτερικό σύστημα  διαχείρισης ποιότητας στο σύνολο των Υπηρεσιών και των Περιφερειακών Ενοτήτων της Περιφέρειας Δυτικής Μακεδονίας; Σημειώνεται ότι την πιστοποίηση δε μας την επιβάλει κανείς ( π.χ. νομοθεσία, κρατικοί ή άλλοι αρμόδιοι φορείς ) παρά ανάγκη για ουσιαστικότερη εξυπηρέτηση του πολίτη.

Προκύπτει ως ανάγκη η εφαρμογή προγράμματος στοχοθεσίας των Τμημάτων και των Διευθύνσεων;

Λόγω της μη δυνατότητας νέων προσλήψεων έχετε μελετήσει την αναδιοργάνωση και τη στελέχωση των Υπηρεσιών; Σας υπενθυμίζουμε ότι μεταξύ άλλων πρέπει να μελετηθεί και το θέμα της οργάνωσης (τροποποίησης του οργανισμού).

Τι σκοπεύετε να πραγματοποιήσετε για την καλύτερη συνεργασία μεταξύ των Υπηρεσιών εντός και εκτός της Περιφέρειας αλλά και μεταξύ της Περιφέρειας και του πολίτη;

Έχετε αναζητήσει καλές πρακτικές (από άλλους φορείς ή άλλες Υπηρεσίες του ίδιου φορέα) ώστε να γίνει προσαρμογή της εφαρμοζόμενης διαδικασίας ή να ζητηθεί τροποποίηση της νομοθεσίας προκειμένου οι Υπηρεσίες να λειτουργούν καλύτερα (λιγότερη γραφειοκρατία);

Σκοπεύετε να προβείτε στη χρήση αξιόπιστων και εύκολων στη χρήση πληροφοριακών συστημάτων τα οποία θα επιταχύνουν τις διαδικασίες;

Θεωρούμε ότι η χρήση των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών αυξάνει την ταχύτητα εκτέλεσης μιας εργασίας και διευκολύνει τη συνεργασία υπαλλήλων/Υπηρεσιών (μέσα από συνδεδεμένες back-office εφαρμογές). Προς ποια κατεύθυνση οδηγείστε και αν σκοπεύετε να εκμεταλλευτείτε το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα της Ψηφιακή Σύγκλιση.

Σημανδράκος Βαγγέλης

Περιφερειακός Σύμβουλος

Με τον Συνδυασμό «Αρχή… ζούμε Μαζί»